Verstuur jij spam of een nieuwsbrief?

Ik hoop natuurlijk het laatste, maar de regels voor het versturen van veel dezelfde e-mails zijn niet bij iedereen bekend. En dan kan het zomaar zijn dat jouw goedbedoelde nieuwsbrief als spam wordt gezien.

Een nieuwsbrief versturen via de e-mail lijkt simpel. Je typt een e-mail en je verstuurt deze naar iedereen die je kent. Maar zo simpel is het eigenlijk niet. In 2009 zijn er namelijk regels opgesteld over het versturen van bulkmail, dus heel veel dezelfde e-mails. Begin 2012 is deze regelgeving nogmaals verscherpt. Spam is ook bulkmail, dus het is belangrijk om vooraf te weten waarin jouw nieuwsbrief het verschil maakt.

Nu kun je je natuurlijk afvragen, is dit nou nodig? Ja, want als je niet uitkijkt word je in verschillende spamfilters gezien als spammer. En dan is het zelfs onmogelijk om überhaupt mailtjes naar cliënten, relaties en kennissen te versturen. Ik heb het zelf eens meegemaakt in de begintijd van Rupz. Ik heb vier maanden niet meer naar hotmailadressen kunnen mailen. Als je het echt te bond maakt kunnen mensen klachten indienen bij de OPTA (Onafhankelijke Post en Telecommunicatie Autoriteit). En als het terecht is kan het tot hoge boetes leiden.

Tijd voor de praktische zaken.

  • Iemand moet zich bewust ingeschreven hebben voor je nieuwsbrief. Je mag niet zomaar mensen op je lijst zetten. Dus blind je hele adressenboek mailen mag officieel niet. Ook het gebruik van vooraf aangevinkte vakjes op een inschrijfformulier mag niet. Het geven van toestemming heet opt-in.
  • Je mag WEL cliënten of oud-cliënten op de hoogte houden van nieuwe diensten en producten. Deze mag je dus wel zomaar op je lijst zetten, mits je je natuurlijk wel aan de overige andere voorwaarden houdt.
  • Idealiter bevestigt iemand ook zijn e-mailadres na inschrijving. Dit wordt double opt-in genoemd.
  • Het is wettelijk verplicht dat men zich eenvoudig kan uitschrijven. Een tekst onderin waarin je zegt, ‘beantwoord deze mail met uitschrijven in het onderwerp’ telt niet. Het dient een link te zijn waarbij men direct van de lijst verwijderd wordt. Dit wordt opt-out genoemd.
  • Je moet een duidelijke administratie hebben waardoor mensen die zich afgemeld hebben ook daadwerkelijk geen e-mail meer krijgen. Een zogenaamde blacklist.
  • Wanneer je meer e-mails verstuurt dan men normaliter verwacht dan moet je dit bij inschrijving vermelden. Klinkt een beetje vaag, maar het is vooral van toepassing op e-mail nieuwsbrieven. Je kunt dit ondervangen door te zeggen ‘Schrijf je in voor onze maandelijkse/wekelijkse nieuwsbrief’.
  • De e-mail die je verstuurt moet een duidelijk en werkend antwoordadres hebben. Dus wanneer men de nieuwsbrief beantwoordt moet deze daadwerkelijk aan kunnen komen (dus geen noreply@.... adres).
  • Het moet duidelijk zijn van wie de e-mail afkomstig is. Dus zorg ervoor dat de praktijknaam en adresgegevens in de e-mail staan.
  • Verstuur niet te veel e-mails tegelijkertijd. Stel er komen tegelijkertijd bij hotmail tientallen e-mails van jouw adres binnen, dan kun je de sjaak zijn. Vooral als er ook nog mensen zijn die jouw mail als spam markeren.
  • Zet niet alle e-mailadressen in de Bcc. Ten eerste staat dit onprofessioneel en onpersoonlijk ook de voorgaande regel is hier weer van toepassing. Idealiter heeft iedereen zijn eigen naam in het ‘Aan’ vak staan. Alle adressen in ‘Aan’ of de 'Cc' is al helemaal not-done. Dit is alleen te doen met speciale nieuwsbrievensoftware.

Om van een heleboel regels in één keer af te zijn kun je het beste gebruik maken van nieuwsbrievensoftware. Er zijn een aantal hele goede op de markt, vaak voor kleine lijsten zelfs gratis. Ik maak zelf gebruik van mailchimp.com, maar ik hoor ook goede reacties over aweber.com, ymlp.com en autorespond.nl.

Het versturen van nieuwsbrieven kan veel voor je opleveren, maar doe dit altijd doordacht. Je bent nu op de hoogte van de praktische regels, in een volgend artikel ga ik het over de inhoud en de opmaak hebben. Weer twee belangrijke, maar vaak ‘vergeten’ zaken.

Zijn er vragen of heb je advies nodig over het versturen van nieuwsbrieven, neem dan contact met ons op.

Gesprek laden